Digitalisierung / digitale Archivierung

Buchhaltungsbelege, Personalakten, technische Dokumentationen, Post und allgemeiner Schriftverkehr – im Rahmen der Digitalisierung werden die Dokumente Ihres Unternehmes digital erfasst und über eine Texterkennung (sog. OCR) durchsuchbar gemacht. Das Resultat: Eine erhebliche Zeitersparnis für Sie und Ihre Mitarbeiter durch optimierten digitalen Workflow.

SICHERHEIT UND PROZESSEFFIZIENZ

Sicherheit und Effizienz sind für uns wichtige Themen. Deshalb sind unsere Werkstätten nach ISO 9001 zertifiziert. Damit stellen wir sicher, dass alle Digitalisierungsaufträge mit hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards durchgeführt werden. Das bestätigen auch die Auditergebnisse, denen wir uns im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit regelmäßig stellen. Für unsere Kunden im Bankensektor stellen wir sicher, den Anforderungen der BaFin gerecht zu werden. Effizienz entsteht dort, wo Abläufe reibungslos ineinandergreifen. Nach Möglichkeit versuchen wir daher immer, Ihre digitalisierten Dokumente direkt in Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuspielen. Die Schnittstelle von unserem zu Ihrem Dokumentenmanagement- oder ERP-System stellen wir gerne bereit.

VIELE MÖGLICHKEITEN, EIN PARTNER

Die gdw organisiert die Abholung und Anlieferung der Dokumente nach Ihren Wünschen und Anforderungen. Ihre Eingangspost bearbeiten wir, falls gewünscht, nach der Methode des frühen Scannens. Dazu können Sie Ihre Post an eines unserer zentralen Postfächer weiterleiten. Gleich zu Beginn Ihrer Arbeitszeit spielen wir Ihnen dann den Posteingang in den digitalen Briefkasten Ihres Dokumentenmanagement-Systems. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind geübt darin, für unsere Auftraggeber individuelle Lösungen möglich zu machen. Für große Aufträge oder besonders sensible Daten, die Ihr Haus nicht verlassen sollen, bieten wir an, die Bearbeitung in Ihren Räumlichkeiten durchzuführen.
Für mehr Platz im Archiv übernehmen wir die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände, sortieren, kategorisieren und stellen Ihnen die Daten indiziert und suchfähig digital bereit.

STARK IM HÄNDISCHEN

Stark sind wir insbesondere dort, wo Digitalisierung einen hohen händischen Anteil fordert. Hierunter fallen insbesondere Dokumente, die von Rechts wegen nicht getrennt werden dürfen (wie z.B. Bilanzen, Kreditverträge oder notarielle Unterlagen) und Dokumentensammlungen, die viele unterschiedliche Formate aufweisen (wie z.B. Tankbelege, Urlaubsscheine, DIN A4, DIN A5). Genau diese Stärken sichern uns seit Jahren das Vertrauen und die Zufriedenheit von Banken und Unternehmen. Übrigens: Die gdw ist auch Aktenvernichter gemäß DSGVO. Je nach Wunsch bringen wir Ihnen die digitalisierten Dokumente zurück oder führen sie der Vernichtung zu.

UNTERSTÜTZUNG VON ANFANG AN

„Ein digitaler Workflow ist für mich interessant, aber wie fange ich an?“
Wir unterstützen Sie auf dem Weg. Am Anfang steht dabei immer die Analyse Ihrer Musterakten. Auf dieser Grundlage entwickeln wir ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Digitalisierungskonzept, das wir vom Aufsetzen des sogenannten Aktenregelwerks bis hin zum funktionierenden Prozess und der Qualitätssicherung für Sie betreuen. Alles was wir planen, planen wir bedarfsgerecht. So profitieren Sie schon ab dem ersten Gespräch von unserem umfassenden Know-how aus vielen realisierten Kundenprojekten.